Comment gérer efficacement les candidatures ?

Dans un environnement professionnel où les entreprises reçoivent des dizaines, voire des centaines de candidatures pour chaque poste ouvert, la gestion efficace des candidatures est devenue un défi majeur.

Les recruteurs doivent non seulement trier et évaluer un grand nombre de CV, mais aussi garantir une communication fluide avec les candidats et respecter des normes de conformité toujours plus strictes. C'est ici qu'un système de gestion des candidatures, ou Applicant Tracking System (ATS), s'impose comme un outil indispensable.

Un ATS permet d'automatiser et d'optimiser chaque étape du processus de recrutement, offrant aux recruteurs un moyen efficace de gérer les candidatures et de prendre des décisions éclairées.

Découvrez dans cet article, le fonctionnement d'un ATS, ses nombreux avantages pour le recrutement, et comment il peut transformer votre processus de gestion des candidatures en une opération fluide et performante.

Comment fonctionne un ATS ?

Un Applicant Tracking System (ATS) signifie "Système de Suivi des Candidats". Cependant, il serait plus juste de parler d'un outil de gestion du recrutement car il va bien au-delà du simple suivi des candidats. Un ATS gère l'ensemble du processus de recrutement, du sourcing initial des candidats jusqu'à leur intégration dans l'entreprise.

Son fonctionnement repose sur plusieurs fonctionnalités clés qui permettent de gérer efficacement les candidatures depuis leur réception jusqu'à la sélection finale. Voici comment un ATS fonctionne généralement :

1. Réception et centralisation des candidatures : Lorsqu'un candidat soumet sa candidature via divers canaux (sites d'emploi, réseaux sociaux, site web de l'entreprise), l'ATS centralise toutes ces candidatures en un seul endroit. Cela simplifie la gestion et évite la dispersion des informations.
2. Analyse et tri automatique des CV : L'ATS utilise des algorithmes pour analyser les CV et les lettres de motivation en fonction des critères définis par l'entreprise (compétences, expérience, mots-clés spécifiques). Il trie ensuite les candidatures, classant celles qui correspondent le mieux aux exigences du poste en haut de la liste.
3. Suivi du statut des candidatures : Chaque candidature reçoit un statut spécifique (nouvelle, en cours d'évaluation, en entretien, rejetée, etc.), permettant aux recruteurs de suivre facilement l'avancement du processus pour chaque candidat.
4. Communication automatisée : L'ATS facilite la communication avec les candidats en envoyant des accusés de réception, des invitations à des entretiens, et des mises à jour sur le statut de leur candidature. Ces messages peuvent être personnalisés pour offrir une expérience candidat positive.
5. Collaboration entre recruteurs : L'ATS permet aux membres de l'équipe de recrutement de collaborer en partageant des notes, des évaluations, et des commentaires sur chaque candidat. Cela favorise une prise de décision collective et harmonisée.
6. Reporting et analyses : L'ATS génère des rapports et des analyses sur l'ensemble du processus de recrutement. Ces données fournissent des insights précieux sur les performances des différentes étapes, les sources de candidatures les plus efficaces, et les délais de recrutement.

En résumé, un ATS simplifie et rationalise la gestion des candidatures en automatisant les tâches répétitives, en centralisant les informations, et en facilitant la collaboration et la communication. Il s'agit d'un outil indispensable pour les recruteurs qui souhaitent optimiser leur processus de recrutement et attirer les meilleurs talents.

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Quels sont les avantages d’un ATS pour le recrutement ?

On vous a présenté les différentes fonctionnalités d’un ATS, découvrez maintenant les nombreux avantages qu’il peut vous apporter pour votre recrutement :

Un outil tout-en-un

Un ATS est souvent décrit comme le couteau suisse du recrutement en raison de sa polyvalence et de ses multiples fonctionnalités intégrées. Il permet de gérer l’ensemble de vos processus de recrutement, du début à la fin.

Grâce à la centralisation de toutes les informations et les étapes du processus de recrutement, il vous permet de gérer chaque aspect du cycle de vie des candidatures à partir d'une seule plateforme. Cette centralisation réduit le risque de perte de données et améliore la collaboration entre les membres de l'équipe de recrutement.

De plus, grâce à ses outils d'automatisation, un ATS peut rationaliser les tâches répétitives, telles que l'envoi de courriels et la mise à jour des statuts des candidatures, libérant ainsi du temps pour les recruteurs afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l'évaluation approfondie des candidats et les entretiens.

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La multidiffusion des offres

L'une des difficultés majeures de recrutement souvent évoquées par les entreprises est la réception d'un nombre insuffisant de candidatures. Heureusement, l'utilisation d'un système de suivi des candidatures, ou ATS, peut aider à remédier à ce problème.

En effet, un ATS offre la possibilité de multidiffuser votre offre d'emploi, vous permettant ainsi de toucher un maximum de candidats potentiels. Ce processus de multidiffusion est essentiel pour augmenter la visibilité de votre offre et pour attirer un plus grand nombre de candidatures de qualité.

Plus précisément, l'ATS vous permet de publier simultanément des annonces sur plusieurs plateformes de recrutement. Cela inclut des sites d'emploi spécialisés, des réseaux sociaux professionnels ou encore le site web de votre entreprise. Par conséquent, vous pouvez maximiser votre portée et atteindre un public de candidats plus large et plus diversifié.

Vous avez plusieurs besoins de recrutement en même temps ? Ne perdez plus de temps à diffuser chaque offre individuellement, sur chaque plateforme.

Une pré-sélection des candidatures

Contrairement à certain secteurs en pénurie de main d’oeuvre, d’autres font face à une forte demande. Une offre d’emploi pour un chargé de communication à Paris peut recevoir des centaines de candidatures. Dans ce cas, le traitement et la sélection manuelle des CV peut être une étape longue et chronophage pour votre RH.

L’utilisation d’un ATS peut ainsi représenter un gain de temps essentiel pour votre entreprise grâce à sa capacité à effectuer une première sélection automatisée des candidatures.

À l’aide d’algorithmes sophistiqués et à l'utilisation de mots-clés spécifiques, l'ATS peut analyser rapidement des milliers de CV et lettres de motivation pour identifier les candidats qui correspondent le mieux aux critères prédéfinis du poste. Voici comment cela fonctionne :

1. Analyse des mots-clés : L'ATS scanne les candidatures à la recherche de mots-clés et de phrases clés pertinents pour le poste, tels que les compétences techniques, les certifications, et les expériences professionnelles spécifiques. Cela permet de filtrer les candidatures qui ne répondent pas aux exigences minimales du poste.
2. Classement automatique : Les candidatures sont ensuite classées en fonction de leur pertinence et de leur adéquation avec le profil recherché. Les candidats les plus qualifiés sont placés en haut de la liste, facilitant ainsi le travail des recruteurs qui peuvent se concentrer sur les meilleures candidatures dès le départ.
3. Élimination des doublons et des candidatures incomplètes : L'ATS élimine automatiquement les candidatures en double et celles qui ne sont pas complètes, assurant ainsi que seules les candidatures valides et pertinentes soient examinées par les recruteurs.

En automatisant cette première sélection, l’ATS vous permet de gagner un temps précieux et de réduire votre charge de travail.

Une vision globale du processus

Un autre avantage majeur d'un ATS est sa capacité à fournir une vision globale et détaillée du processus de recrutement grâce à des outils d'analyse avancés. Ces outils vous permettent de mesurer et d'optimiser chaque étape du processus de recrutement, offrant ainsi des insights précieux pour améliorer continuellement vos pratiques et prendre les bonnes décisions au bon moment.

Retrouvez :

1. Tableaux de bord personnalisables : Vous pouvez accéder à des tableaux de bord interactifs et personnalisables qui présentent des données en temps réel sur les différentes phases du recrutement, telles que le nombre de candidatures reçues, le taux de conversion des candidats, et les délais de traitement.
2. Rapports détaillés : L'ATS génère des rapports détaillés qui analysent les performances des campagnes de recrutement, les sources de candidatures les plus efficaces, et les tendances du marché de l'emploi. Ces rapports vous permettent d’identifier les points forts et les axes d'amélioration de vos processus de recrutement.
3. Suivi des indicateurs clés de performance (KPI) : Définissez et suivez des KPI spécifiques, tels que le temps de recrutement, le coût par embauche, et le taux de rétention des nouveaux employés. Ces indicateurs vous permettent de mesurer l'efficacité du processus de recrutement et de prendre des décisions basées sur des données concrètes.
4. Prédiction et planification : Grâce aux analyses prédictives, l'ATS peut vous aider à anticiper les besoins futurs en matière de talents et à planifier vos stratégies de recrutement en conséquence. Cela permet d'être proactif plutôt que réactif dans la gestion des talents.

Une conformité à la RGPD

Avec l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2016, les entreprises doivent accorder une attention particulière à la gestion des données personnelles des candidats. Un ATS bien conçu aide les recruteurs à se conformer à ces réglementations strictes, garantissant ainsi la protection des données sensibles et évitant de lourdes sanctions. Voici comment un ATS facilite la conformité RGPD :

1. Consentement explicite des candidats : Un ATS permet de recueillir le consentement explicite des candidats pour le traitement de leurs données personnelles dès le début du processus de candidature. Les formulaires en ligne et les déclarations de consentement sont intégrés dans le système, assurant ainsi que toutes les candidatures respectent les exigences légales.
2. Gestion des droits des candidats : Les candidats ont le droit d'accéder, de rectifier, de supprimer et de limiter le traitement de leurs données personnelles. Un ATS facilite la gestion de ces droits en vous permettant de répondre rapidement et efficacement aux demandes des candidats. Les candidats peuvent également gérer leurs préférences et exercer leurs droits directement via des portails en ligne.
3. Conservation et suppression des données : Le RGPD impose des règles strictes sur la durée de conservation des données personnelles. Un ATS peut automatiser la gestion des délais de conservation, en définissant des politiques de rétention des données qui s'alignent sur les exigences légales. Une fois la période de conservation expirée, le système peut automatiquement anonymiser ou supprimer les données.
4. Sécurisation des données : La sécurité des données est une priorité majeure sous le RGPD. Un ATS offre des mesures de sécurité robustes, telles que le cryptage des données, l'authentification à deux facteurs, et des contrôles d'accès stricts pour protéger les informations des candidats contre les accès non autorisés et les violations de données.

L’ATS vous permet de gérer les données des candidats de manière sécurisée et légale, renforçant ainsi la confiance des candidats et minimisant les risques juridiques associés à la protection des données.

En bref…