Il y a souvent des dizaines de candidature pour un seul poste, mais alors comment annoncer cette déception de manière professionnelle ?
Dans un marché du travail compétitif, la manière dont vous communiquez avec les candidats rejetés peut avoir un impact significatif sur votre réputation en tant qu'employeur.
Vous ne savez jamais quand un candidat non retenu aujourd'hui pourrait être la personne idéale pour un futur poste. Ainsi, il est impératif d’adopter une approche respectueuse et transparente, qui non seulement préserve mais améliore l’image de votre entreprise.
Pourquoi est-ce important de répondre aux candidats non retenus ?
Selon une enquête récente, 62% des candidats ne reçoivent aucune réponse de la part des recruteurs suite à leur candidature. Cette absence de communication, souvent qualifiée de "ghosting", nuit non seulement à l'expérience du candidat, mais elle peut également porter atteinte à votre image de marque en tant qu'employeur.
Pour assurer une communication ouverte et respectueuse avec les candidats, il est essentiel d'intégrer des mesures contre le "ghosting" dans vos processus de recrutement. Il existe plusieurs raisons pour lesquelles cette pratique doit être envisagée avec sérieux :
Respect pour le candidat
Répondre à un candidat non retenu témoigne du respect que vous avez pour le temps et les efforts qu'il a investis dans le processus de candidature. Ignorer un candidat peut le laisser dans l'incertitude et l'inquiétude, ce qui peut ternir son impression de votre entreprise. En prenant le temps de lui répondre, vous montrez que vous valorisez son intérêt pour votre organisation, même si sa candidature n'a pas été retenue cette fois-ci.
Ne pas lui faire perdre de temps
L'incertitude peut empêcher un candidat de se concentrer sur d'autres opportunités. En communiquant rapidement et clairement votre décision, vous lui permettez de poursuivre sa recherche d'emploi sans délais inutiles. Cela peut également alléger la charge mentale associée à l'attente d'une réponse.
Maintenir votre image de marque
Une communication transparente et respectueuse avec les candidats non retenus contribue à maintenir et à renforcer l'image de marque de votre entreprise. Les candidats, même ceux qui ne sont pas embauchés, peuvent devenir des ambassadeurs de votre marque s'ils ont vécu une expérience de candidature positive. Ils partageront leurs impressions avec leur réseau, ce qui peut influencer la perception générale de votre entreprise.
Comment indiquer au candidat qu’il n’a pas été retenu ?
Annoncer à un candidat qu'il n'a pas été retenu doit être fait avec tact et respect, tout en tenant compte de l'avancée dans le processus de recrutement. La manière dont vous communiquez cette nouvelle peut varier selon que le candidat a été écarté lors de la sélection des CV ou après plusieurs entretiens. Voici quelques lignes directrices pour gérer ces communications de manière professionnelle et empathique.
Sélection des CV : Utilisation d'un ATS
À la phase de sélection des CV, où un grand nombre de candidatures sont examinées, il est souvent inefficace de fournir des retours personnalisés à chaque candidat. C'est ici qu'un Applicant Tracking System (ATS) peut s'avérer extrêmement utile. Grâce à un ATS, vous pouvez automatiser l'envoi de courriels de refus dès que vous identifiez que le profil d'un candidat ne correspond pas aux critères du poste.
Exemple d’email de refus automatique :
Objet : Suite à votre candidature au poste de [Nom du poste]
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions d'avoir postulé pour le poste de [Nom du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Après avoir examiné votre candidature avec attention, nous regrettons de vous informer que votre profil ne correspond pas tout à fait aux critères que nous recherchons pour ce poste.
Nous vous souhaitons beaucoup de succès dans votre recherche d'emploi et espérons que vous trouverez prochainement une opportunité qui correspond à vos aspirations.
Si vous souhaitez obtenir un retour plus détaillé sur votre candidature, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
Nom de l'entreprise]
Après un entretien : Communication personnalisée
Lorsque vous devez refuser un candidat après un ou plusieurs entretiens, il est essentiel de personnaliser votre communication et de fournir des justifications claires, que nous approfondirons dans la partie suivante. À ce stade, les candidats ont investi beaucoup de temps et d'efforts dans le processus, et ils méritent une explication plus détaillée et une approche plus humaine. De plus, si un candidat a atteint un stade avancé du processus de recrutement, il est préférable d'annoncer le refus par téléphone pour éviter une communication impersonnelle.
Exemple d'email de refus après un entretien :
Objet : Suite à votre entretien pour le poste de [Nom du poste]
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions d'avoir pris le temps de rencontrer notre équipe et de nous faire part de votre parcours et de vos compétences. Après une évaluation approfondie de tous les candidats, nous avons décidé de ne pas retenir votre candidature pour le poste de [Nom du poste].
Cette décision n'a pas été facile à prendre, car nous avons été impressionnés par votre [mentionner une qualité ou compétence spécifique]. Cependant, nous avons opté pour un candidat dont l'expérience [mentionner une compétence ou expérience spécifique du candidat retenu] correspond plus étroitement à nos besoins actuels.
Nous vous remercions sincèrement pour l'intérêt que vous avez porté à notre entreprise et vous souhaitons beaucoup de succès dans vos futures démarches professionnelles. Si vous souhaitez obtenir un retour plus détaillé sur votre candidature, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l'entreprise]
En résumé, la clé pour annoncer à un candidat qu'il n'a pas été retenu est d'adapter votre approche en fonction de l'étape à laquelle se trouve le processus de recrutement. Utilisez des emails automatisés pour les refus à la phase de sélection des CV, privilégiez une communication plus personnalisée et détaillée après les entretiens, et pour les candidats à un stade avancé, optez pour un appel téléphonique. Mentionner la possibilité pour le candidat de demander des précisions supplémentaires démontre un respect accru et contribue à maintenir une image positive de votre entreprise.
Comment justifier votre décision ?
Justifier votre décision de ne pas retenir un candidat doit être fait avec soin et transparence. Les raisons doivent être professionnelles, objectives et communiquées de manière constructive pour aider le candidat à comprendre pourquoi il n'a pas été choisi.
Voici quelques motifs courants que vous pouvez mentionner, tout en évitant de tomber dans les pièges de la discrimination ou de l'injustice.
Inadéquation des compétences
L'une des raisons les plus fréquentes pour refuser une candidature est que le candidat ne possède pas les compétences ou l'expérience requises pour le poste. Dans ce cas, vous pouvez vous baser sur les éléments de son CV et d'expliquer clairement cette inadéquation pour aider le candidat à identifier ses points faibles et à s'améliorer pour ses futures candidatures.
Exemple de justification pour des compétences inadaptées : ****
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions encore pour l'intérêt que vous portez à [Nom de l'entreprise] et pour le temps que vous avez consacré au processus de recrutement.
Malgré tout l’intérêt que présente votre candidature, nous avons le regret de ne pouvoir y donner une suite favorable. Nous avons constaté que, bien que vous possédiez des compétences impressionnantes, elles ne correspondent pas tout à fait aux exigences spécifiques de ce poste, notamment en [préciser la compétence manquante].Nous vous encourageons à continuer à développer vos compétences dans ce domaine et à rester en contact pour d'autres opportunités futures qui pourraient mieux correspondre à votre profil.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l'entreprise]
Prétention salariale trop élevée
Parfois, les attentes salariales du candidat dépassent ce que l'entreprise est en mesure d'offrir. Cette raison doit être abordée avec délicatesse pour ne pas donner l'impression que l'entreprise ne valorise pas les compétences du candidat.
Exemple de justification si le candidat demande un salaire trop élevé : ****
Bonjour [Prénom],
Merci d'avoir pris le temps de rencontrer notre équipe et de partager votre parcours avec nous. Après une évaluation complète, nous avons décidé de ne pas donner suite à votre candidature pour le poste de [Nom du poste]. Une des raisons principales est que vos attentes salariales sont malheureusement supérieures à ce que nous pouvons offrir pour ce poste actuellement.
Nous comprenons l'importance de la rémunération en adéquation avec les compétences et l'expérience, et nous espérons que vous trouverez une opportunité qui répondra pleinement à vos attentes.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l'entreprise]
Poste déjà pourvu
Dans certains cas, un candidat qualifié peut être refusé simplement parce qu'un autre candidat a été sélectionné avant lui pour le même poste. Dans cette situation, Jouez franc-jeu pour que le candidat comprenne qu'il ne s'agit pas d'un manque de compétences, mais d'une question de timing et de disponibilité. N’hésitez pas à le rassurer sur ces compétences et l’encourager à poursuivre ses recherches.
Exemple de justification pour un poste déjà pourvu :
Bonjour [Prénom],
Nous vous remercions d'avoir postulé pour le poste de [Nom du poste] et d'avoir pris le temps de rencontrer notre équipe. Après une évaluation approfondie, nous avons décidé de ne pas retenir votre candidature. Bien que votre profil soit impressionnant, nous avons déjà pourvu ce poste avec un autre candidat avant de pouvoir finaliser notre processus de sélection avec vous.
Nous vous encourageons à surveiller nos futures opportunités chez [Nom de l'entreprise], et nous serions ravis de revoir votre candidature pour un autre poste qui correspondrait à vos compétences et à votre expérience.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l'entreprise]
Test de recrutement raté
Les tests de recrutement sont souvent utilisés pour évaluer des compétences spécifiques et des aptitudes. Si un candidat échoue à ces tests, il est important de le lui communiquer clairement, tout en offrant des encouragements et des suggestions pour l'aider à améliorer ses performances futures.
Exemple de justification pour un test de recrutement raté :
Bonjour [Prénom],
Merci d'avoir participé au processus de recrutement pour le poste de [Nom du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Après une évaluation complète, y compris les résultats de nos tests de recrutement, nous avons décidé de ne pas retenir votre candidature. Malheureusement, vos résultats aux tests n'ont pas atteint le niveau que nous recherchions pour ce poste.
Nous reconnaissons que ces tests peuvent être exigeants et nous vous encourageons à continuer à développer vos compétences dans les domaines évalués. N'hésitez pas à postuler à nouveau à l'avenir, une fois que vous aurez acquis plus d'expérience ou amélioré vos compétences.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Nom de l'entreprise]
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L’importance de la conformité légale
Lorsqu’il s’agit de refuser un candidat, il est crucial de respecter les lois et les réglementations en matière de non-discrimination. En France, comme dans de nombreux autres pays, certaines raisons de refus sont strictement interdites car elles constituent une discrimination. Voici les critères de discrimination à éviter absolument lors de la justification de votre décision de recrutement.
Critères de discrimination à éviter :
La loi française interdit toute discrimination fondée sur :
- L'âge : Refuser un candidat en raison de son âge, qu'il soit considéré trop jeune ou trop vieux, est illégal.
- Le genre : Les décisions de recrutement ne doivent pas être influencées par le sexe ou l'identité de genre du candidat.
- L’origine ethnique : La race, la couleur de peau, l'origine nationale ou ethnique ne doivent jamais être des critères de sélection.
- L'orientation sexuelle : L'orientation sexuelle du candidat ne doit pas influencer votre décision de recrutement.
- La grossesse : Refuser une candidate en raison de sa grossesse ou de son état de maternité est strictement interdit.
- Le handicap : Les candidats ne doivent pas être refusés en raison d'un handicap, sauf si celui-ci empêche objectivement la réalisation des tâches essentielles du poste et qu’aucune adaptation raisonnable ne peut être mise en place.
- La religion : La religion ou les convictions religieuses ne doivent pas jouer un rôle dans le processus de sélection.
- L’activité syndicale : Les candidats ne doivent pas être pénalisés en raison de leur participation à des activités syndicales ou politiques.
Privilégiez la personnalisation
Personnaliser votre communication avec les candidats, même lorsqu'il s'agit de les informer qu'ils n'ont pas été retenus, est une démarche essentielle pour maintenir une bonne réputation et un lien respectueux avec les postulants. Un refus impersonnel peut laisser une impression négative, tandis qu'un message personnalisé peut aider le candidat à percevoir le processus de manière plus positive.
Voici quelques conseils pour personnaliser vos messages de refus :
- Utiliser le prénom du candidat : Cela montre une touche personnelle dès le début du message.
- Mentionner des détails spécifiques : Référencez des éléments spécifiques de l'entretien ou du CV du candidat pour montrer que vous avez pris le temps de bien examiner sa candidature.
- Exprimer de la gratitude : Remerciez le candidat pour le temps et les efforts investis dans le processus de recrutement.
- Offrir des retours constructifs : Proposez des commentaires utiles pour aider le candidat à améliorer ses futures candidatures.
- Encourager à postuler de nouveau : Indiquez que vous seriez heureux de revoir leur candidature pour des postes futurs plus adaptés.
En suivant ces pratiques, vous montrez que votre entreprise valorise chaque candidat et s'engage à maintenir des relations positives et respectueuses, même lorsqu'un candidat n'est pas retenu. Cela contribue à renforcer l'image de votre marque employeur et peut encourager des candidats à postuler de nouveau ou à recommander votre entreprise à d'autres.
